Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris

Apa itu Sekretaris - Secara etimologi, pengertian Sekretaris berasal dari bahasa latin yakni "secretum" yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. 

Sedangkan pengertian sekretaris secara terminologi adalah orang yang harus bisa menyimpan diam-diam pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Kaprikornus tugastugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena kiprah sekretaris ialah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya. 

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Walaupun terdapat arti secara etimologi dan terminology sekretaris diatas, namun masih banyak lagi pengertian yang dimaksud dengan sekretaris itu salah satunya yang disebutkan oleh para ahli. Adapun pengertian sekretaris berdasarkan para andal antara lain: 

Pengertian Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano

Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursula Ernawati (2004:1) bahwa pengertian sekretaris ialah seorang profesional. Sebagai Profesional, Anda diharapkan menampilkan macam-macam tangungjawab kiprah kesekretaisan dengan penuh kompetensi, sanggup mendapatkan amanah dan berkepribadian.

Pengertian Sekretaris Menurut Hartiti Hendrato & Tulus

Menurut Hartiti Hendrato & Tulus (2004:4) bahwa pengertian sekretaris ialah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan kiprah perkantoran.

Pengertian Sekretaris Menurut Saiman

Menurut Saiman (2002:24) bahwa pengertian sekretaris ialah orang yang mempunyai kiprah wacana kegiatan tulis menulis, atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu perkantoran atau perusahaan.

Pengertian Sekretaris Menurut The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, (2002:25) yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris ialah seorang petugas yang pekerjaanya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi penjabat penting atau suatu organisasi.

Pengertian Sekretaris Menurut Wursanto

Menurut Wursanto (2002:25) yang dikutip Saiman bahwa arti sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menuntaskan pekerjaan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Pengertian Sekretaris Menurut M. Braum dan Ramon

Menurut M. Braum dan Ramon C (1992:3) “Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or appointments, anf performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief”. Artinya sekretaris ialah seorang pembantu yang mendapatkan pendiktean, menyiapkan surat menyurat, mendapatkan tamu-tamu, mengusut atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melaksanakan banyak kewajiban lainnya yang berkhasiat bagi meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.

Fungsi Sekretaris

Sekretaris memegang peranan penting sebagai maksud yang mempunyai fungsi dan kiprah untuk memilih berhasil tidaknya tujuan perusahaan. 

Pentingnya peranan atau fungsi sekretaris ini tentunya sesuai dengan masing-masing baik dalam organisasi ataupun sekretaris dalam perusahaan. Peranan atau fungsi sekretaris secara umum adalah:

1. Peran sekretaris terhadap atasan 

Maksud kiprah sekretaris terhadap atasan dalam organisasi atau perusahaan adalah:

• Sekretaris berfungsi sebagai mediator komunikasi dan training kekerabatan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi dengan pimpinan.
• Berfungsi sebagai sumber gosip yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
• Sekretaris berfungsi sebagai pelanjut impian seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan pelaksanaan tugas.
• Berfungsi sebagai alternatif fatwa dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sekretaris berfungsi sebagai faktor penunjang berhasilnya fungsi, kiprah dan tujuan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)

Maksud kiprah atau fungsi sekretaris terhadap bawahan pimpinan atau anggotanya dalam organisasi ataupun perusahaan yaitu:

• Sekretaris berfungsi sebagai penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan secara adil, yakni terkait peraturan penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
• Berfungsi dalam memperlihatkan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjan sanggup demikian sanggup berjalan dalam mencapai tujuan sesuai dengan kiprah dan fungsi masing-masing dalam organisasia atau perusahaan.
• Berfungsi dalam memperlihatkan rasa besar hati dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan tujuan pekerjaan.
• Menerima pendapat dan seruan bawahan dalam banyak sekali masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga perilaku dan tingkah laris sekretaris akan besar lengan berkuasa terhadap pekerjaan pegawai bawahan.
• Bagi sekretaris sanggup bersikap ramah dan komunikatif yang memperlihatkan suasana kekerabatan kerja yang baik bagi bawahan sehingga dalam menemukan permasalahan baik dalam organisasi atau perusahaan sanggup didiskusikan dan dicari penyelesaiannya

Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan yaitu:

• Sekretaris bertujuan menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab dalam acara rutin dalam perusahaan/organisasi dan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
• Sebagai contoh Utama untuk membicarakan permasalahan terhadap pimpinan dalam meningkatkan kiprah dan fungsi organisasi atau perusahaan. 
• Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi
• Meningkatkan gambaran atasan
• Memperlancar kegiatan ketatausahaan dikantor ibarat mengetik, kompiter, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diharapkan suatu perusahaan.
• Mempererat kekerabatan atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi, atau dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan
• Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyususnan acara kerja harian dalam perusahaan/organisasi.

Jenis-Jenis Sekretaris

Dalam Wursanti (2006:2), sekertaris dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya yaitu:

Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi atau sekretaris instasi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. 

Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan kiprah atas perintah pimpinan, juga berkedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi yaitu sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah dan lain sebagainya.

Sekretaris Pribadi

Sekretaris langsung ialah seseorang yang mengejakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang dan bersifat pribadi. Dengan kata lain, sekretaris langsung ialah seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan ialah seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan kiprah perkantoran untuk pimpinan tertentu.

Ilustrasi: Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris

Demikianlah gosip mengenai Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris. Semoga gosip ini sanggup bermanfaat bagi kita semua dan membuka cakrawala pengetahuan kita. Sekian dan terima kasih. Salam Berbagi Teman-Teman.